Paso 1.
La complejidad del evento masivo permite determinar los requerimientos de índole logístico, operativo y financiero para el desarrollo de la actividad, y de esta manera facilita determinar las alianzas necesarias para el éxito del mismo, esto depende de la normatividad local y de los factores de riesgo identificados por los Consejos Municipales y Departamentales de Gestión del Riesgo de Desastres.
Por ejemplo, para organizar un evento de alta complejidad, como una carrera atlética o una caminata de 5 kilómetros por las vías del municipio, será necesario que tramitemos permisos como:
- Concepto de movilidad del plan de manejo de tránsito
- Acompañamiento de personal de tránsito para regular el tráfico
- Acompañamiento de la policía
- Servicios de atención de emergencias (ambulancias, bomberos, módulos de estabilización y clasificación, personal médico, entre otros)
- Logística para el cierre de vías
- Plan de medios para socializar a la comunidad del cierre de vías, entre otras.
Es importante tener en cuenta que estas necesidades varían de una región a otra. Por lo anterior, debemos indagar y conocer con antelación los requisitos y plazos para tramitar los actos administrativos en nuestro territorio para la realización del evento, lo que implica estar actualizado sobre las normativas vigentes para el momento del desarrollo del evento.
Es importante tener previstos los riesgos de los eventos, y de acuerdo con la complejidad debemos definir un plan de emergencia y contingencia que incluya elementos como: aforo, asistentes, cierres, tipo de personalidades que asistirán, duración, montaje, riesgos determinados, así como la cantidad y tipo de recursos requeridos para el desarrollo del evento
Así mismo, es importante incluir dentro de la planeación de los eventos estrategias para la sostenibilidad, sustentabilidad y responsabilidad ambiental de los mismos, las cuales pueden variar de acuerdo a:
Su complejidad
La complejidad del evento se determina de acuerdo con características como:
- Aforo (capacidad de ocupación y capacidad de evacuación)
- Tipo de actividad (de concentración y aglomeración, concentración desplazamiento y concentración)
- Tipo de público al que se dirige (edades, condiciones de discapacidad, sexo, entre otros),
- Lugar de eventos (lugar de concentración, vías públicas)
- Infraestructura (instalaciones fijas y móviles, tarimas, torres, andamios, entre otros)
- Elementos no estructurales (silletería, carpas, barreras, equipos, baños portátiles, entre otros)
- Entorno del lugar (personas, bienes y servicios, infraestructura, medios de subsistencia, medio ambiente, entre otros)
- Duración y frecuencia del evento, horario del evento, comportamiento esperado de los participantes, características del entorno, impacto sobre la malla vial y/o el transporte privado o público, entre otros.
Una vez hayamos definido estos elementos, podemos clasificar el evento dentro de las siguientes opciones:
a. Complejo: Cuando existe o implica un riesgo alto de afectación a los asistentes, los bienes, la infraestructura o el medio ambiente, que, de materializarse, genera un profundo impacto a la dinámica normal del evento y/o el escenario y su entorno. Para su atención requiere la activación del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres. Algunos ejemplos de estos son: la celebración del Día Mundial de la Actividad Física o la Caminata los 5K por la Salud.
b. No complejo: Cuando existe o implica riesgo bajo o moderado de afectación a los asistentes, los bienes, la infraestructura o el medio ambiente, con baja probabilidad de ocurrencia e impacto en la dinámica normal del evento y/o escenario y su entorno, sin requerir condiciones especiales para su realización. algunos ejemplos de estos son: los ciclopaseos o los eventos de movilización mensuales o bimensuales.
Su desarrollo
El desarrollo de los eventos permite determinar cuál es su dinámica, y en este punto podemos encontrar elementos como la concentración de personas en un mismo lugar y/o desplazamiento o movilización de las personas de un lugar a otro. Las siguientes son las categorías básicas que debemos considerar:
a. Concentración: corresponde a actividades en las que se concentra a un número importante de personas y el desarrollo del evento ocurre en un mismo lugar, ejemplo de eventos de concentración son:
- Súper Sesiones
- Celebración del Día Mundial de la Actividad Física.
b. Concentración y desplazamientos: corresponde a eventos donde se concentra a las personas para realizar recorridos, los cuales pueden ir de un punto A hasta un punto B o inician y terminan en un punto A luego de realizar el recorrido o desplazamiento.
Son ejemplos de estas actividades:
- Las caminatas ecológicas
- Caminatas urbanas
- Carreras atléticas
- Ciclopaseos urbanos, rurales, mixtos e intermunicipales.
