Este paso de la ruta nos permite tener claridad frente a las características del evento, para ello podemos plantear las siguientes preguntas, cuyas respuestas nos darán una estructura lógica y funcional para su desarrollo:

¿Qué vamos a hacer?, ¿Cuál es nuestro objetivo?, ¿Cuándo lo vamos a hacer?, ¿Dónde lo vamos a hacer?, ¿A quiénes vamos a convocar?, ¿Cuál es el costo?, ¿Con qué recursos contamos? ¿A quiénes debemos informar ?, ¿Con cuánta antelación debemos convocar a los participantes del evento?

Una vez hemos definido las respuestas va a ser posible determinar proveedores y responsables de los elementos que puedan ser requeridos, por ejemplo: 

• • Publicidad (afiches, pendones, pasacalles, vallas, volantes, plegables).
  • Formularios de inscripción
  • Equipos de sonido, iluminación
  • Fotografía y video
  • Maestro de ceremonias 
  • Señalización 
  • Refrigerios y/o hidratación 
  • Transporte
  • Kits de participación y/o Souvenires 

Para lograr un panorama más certero es clave planear una visita al lugar o escenario en que se va a realizar el evento. Otra sugerencia que podemos acatar es la elaboración de un plano para la organización del evento o planimetría.

Para tener más detalle frente a este punto, podemos descargar información adicional aquí: