Una vez definido el tipo de evento: sus características, contenidos y metodología, es importante que programemos un encuentro con tomadores de decisión de las entidades interesadas o requeridas para el desarrollo del evento. El propósito de este encuentro es socializar, de manera general, el evento, comunicar la importancia de su participación como entidad y solicitar el apoyo necesario en cuanto a recursos logísticos, humanos y financieros.